Når spillejobben er spilt, lager du fakturaen fra spillejobben. Da får fakturaen dato, sted og honorar med seg.
Øverst på spillejobben står honoraret, statusen og hvor langt den er kommet: Spilt, Fakturert og Betalt. Et steg med hake er gjort. Et gult steg venter på deg, for eksempel en spillejobb som er spilt, men ikke fakturert, eller en faktura som ikke er sendt. Det du bør gjøre nå, står i den svarte knappen under.
Dagen etter spillejobben
Morgenen etter en spillejobb som ikke er fakturert, får du et varsel, og i Til deg står fakturaen klar: hvem den går til, honorarlinja, beløpet og forfallet. Trykk Send, så lages fakturaen og åpnes med sendingen klar. Ingenting går ut før du har sett over og sendt. Vil du vente, trykker du Ikke nå. Varselet kommer bare én gang per spillejobb, og bare når spillejobben har honorar og arrangør.
Lag fakturaen
- Åpne spillejobben og trykk Lag faktura i den svarte knappen under honoraret. Er spillejobben ikke spilt ennå, står Lag faktura øverst til høyre. Under Ikke fakturert i spillejobblista har hver spilte spillejobb den samme knappen.
- Fakturaskjemaet åpnes med honoraret, spilledatoen og stedet fylt inn.
- Se over kunden og salgstypen, og lagre eller send. Se Send en faktura.
Er arrangøren valgt fra kunderegisteret, eller står den der med samme org.nr, får fakturaen kundens navn, adresse og e-post. Ellers hentes navn og adresse fra Brønnøysundregistrene. Står org.nr-et på et annet navn der enn arrangøren på spillejobben, står det over skjemaet. Rett mottakeren hvis det er feil.
Spillejobben knyttes til fakturaen når den lagres. Den står som Faktura ikke sendt til du har sendt fakturaen, og som Fakturert etterpå. På spillejobben står det nå Se fakturaen. Når fakturaen er betalt, blir spillejobben Betalt også.
Garanti og andel av døra
Får du betalt etter billettsalget, velger du avtalen under Avtalen på spillejobben:
- Garanti + døra: du får garantien og en andel av billettinntekten, for eksempel 5 000 kr pluss 70 % av døra.
- Garanti eller døra: du får det høyeste av garantien og andelen.
Fyll inn garantien og andelen i prosent, og trykk Lagre avtalen. Til billettinntekten er kjent, står honoraret som garantien.
Etter kvelden står Gjør opp døra i den svarte knappen under honoraret. Trykk den, skriv inn billettinntekten arrangøren gjør opp etter, og trykk Lagre avtalen. Klapp regner ut honoraret, og fakturalinja viser hvordan det er regnet. Før billettinntekten er lagt inn, kan spillejobben ikke faktureres fra Til deg eller med Betalt kontant, for da ville fakturaen bare tatt garantien.
Når honoraret er fakturert, kan avtalen ikke endres.
Forskudd
Skal arrangøren betale noe på forhånd, trykker du Fakturer forskudd under Avtalen. Skriv inn beløpet og trykk Lag forskuddsfaktura. Fakturaskjemaet åpnes med én linje for forskuddet.
Forskuddet føres ikke som inntekt når det faktureres. Det står som gjeld (konto 2900) til spillejobben er spilt. Når du lager fakturaen for honoraret, står forskuddet som en egen linje med minus, Fratrukket forskudd. Arrangøren betaler resten, og hele honoraret føres som inntekt.
Sletter du forskuddsfakturaen mens den er et utkast, glemmer spillejobben forskuddet. Blir den kreditert, trykker du Fjern forskuddet under Avtalen, så trekkes det ikke fra.
Flere spillejobber på samme faktura
Har du spilt flere spillejobber for samme arrangør, kan de stå på én faktura.
- Trykk Lag faktura på en av spillejobbene.
- Under Legg til en spillejobb til står de andre spillejobbene til samme arrangør som ikke er fakturert. Trykk Legg til ved hver spillejobb som skal med. Honoraret kommer inn som en egen linje med dato og sted.
- Lagre eller send fakturaen.
Alle spillejobbene knyttes til fakturaen. De forsvinner fra Ikke fakturert og står som Faktura ikke sendt til fakturaen er sendt, og som Fakturert etterpå. Fjerner du en linje før du lagrer, blir ikke den spillejobben knyttet. Sletter du utkastet, blir alle spillejobbene ufakturerte igjen.
Betalt kontant
Fikk du honoraret uten å sende faktura, kontant eller rett på kontoen, er det likevel en inntekt som skal føres.
- Trykk Flere valg (⋯) øverst til høyre på spillejobben og velg Betalt kontant.
- Velg når du fikk pengene, og om de kom Kontant eller På bankkontoen.
- Trykk Registrer betalingen.
Klapp lager en faktura til arrangøren, datert dagen du fikk pengene og merket betalt, og fører honoraret som inntekt. Kontanter føres i kassen, og pengene på kontoen i banken. Fakturaen kan du laste ned og gi arrangøren som kvittering. Spillejobben må ha honorar og arrangør først.
Fakturaen sjekkes som når du sender en: arrangøren må ha adresse, og fakturaen må ha kontonummer. Mangler noe, står det hva. Fakturaen er da laget som et utkast og knyttet til spillejobben. Åpne den, fyll inn det som mangler, og send den og registrer betalingen derfra.
Del honoraret
Spiller du med andre som skal ha en del av honoraret, åpner du spillejobben og trykker Del honoraret i raden Spiller dere flere? under honoraret. Fra lista velger du Del honoraret med bandet under Flere valg (⋯) på raden. Legg inn navn og beløp for hver, og trykk Lagre fordeling. Du kan gjøre det når som helst, også før spillejobben er spilt. Fordelingen blir ikke ført i regnskapet før bandet har fått pengene.
Har mottakeren ikke org.nr, velger du hva hun er:
- Næringsdrivende som sender faktura: hun har eget foretak og fakturerer deg. Andelen føres som en kostnad når bandet har fått betalt.
- Frilanser, betales via lønn: hun har ikke eget foretak. Honoraret skal da på a-meldingen, med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Velg henne i lønnsregisteret, så står honoraret klart i neste lønnskjøring, og spillejobben fører det ikke. Er hun ikke registrert, legger du henne inn som frilanser under Lønn først. Lønn i Klapp gjelder foreløpig bare aksjeselskap. I et enkeltpersonforetak eller et ansvarlig selskap må honoraret rapporteres og føres utenfor Klapp.
- Utenlandsk artist (artistskatt): musikeren bor i utlandet. Velg landet hun bor i. Du skal trekke 15 % artistskatt av andelen, og den blir et oppdrag under artistskatt, der du melder fra, betaler og bokfører. Spillejobbens utbetaling tar den ikke med.
- Deltaker i DA-et (bare i et ansvarlig selskap med registrerte deltakere): velg hvem, og om andelen er et Uttak eller Arbeidsgodtgjørelse. Et uttak føres på deltakerens kapitalkonto, arbeidsgodtgjørelse som en kostnad med deltakeren på. En deltakers andel betales fra firmakontoen.
Når bandet har fått betalt
- Trykk Registrer utbetaling i raden Når bandet har fått pengene under honoraret på spillejobben. Raden står der fra spilledagen, når fordelingen er lagret.
- Velg datoen pengene gikk ut. Den kan ikke være før spillejobben eller fram i tid.
- Velg for hver mottaker om hun ble betalt fra firmakontoen eller privat. To kan ha fått pengene fra firmakontoen og den tredje fra deg privat. I et ansvarlig selskap med registrerte deltakere velger du hvem som betalte.
- Ble noen betalt fra firmakontoen og du har bankkobling, krysser du av for uttaket til hver av dem på kontoutskriften. Uttaket må være nøyaktig andelen hennes. Da står det ikke som umatchet i bankavstemmingen. Er kontoutskriften ikke kommet ennå, kan du hoppe over dette og koble raden på Bank-siden senere.
- Står det noe under Fakturaer i bilagsmottaket som ser ut til å høre til, krysser du av for fakturaene fra bandet. De legges ved utbetalingen.
- Trykk Registrer utbetaling.
Utbetalingen blir ført på datoen du valgte. Ble noe feil, trykker du Angre utbetaling og registrerer den på nytt. Fordelingen står igjen.
Du kan rette navn og beløp i fordelingen etter at utbetalingen er registrert, og fakturaene som er lagt ved, følger med. Vil du legge til en ny mottaker, må du angre utbetalingen først.
En spillejobb med registrert utbetaling kan ikke avlyses før utbetalingen er angret.
Er utbetalingen koblet til en banklinje i en måned som er lukket i banken, kan du ikke endre det som står i posteringen, som spillestedet og fordelingen, og ikke angre utbetalingen, før måneden er åpnet igjen. Andre endringer lagres som vanlig. Lenken under meldingen åpner måneden i banken.
Fakturaene fra bandet
De du spiller med, skal fakturere deg for sin andel. Fakturaene er dokumentasjonen for utbetalingen, og de legges ved spillejobben. Kostnaden er allerede ført fra utbetalingen, så fakturaene blir ikke ført en gang til.
- Trykk Legg ved faktura under Del honoraret.
- Har du fått fakturaen på e-post eller lastet den opp, finner du den i lista. Klapp foreslår den som passer, ut fra beløp, navn eller org.nr og dato. Velg hvem den er fra, og trykk Legg ved.
- Har du den ikke i Klapp ennå, velger du hvem den er fra og trykker Velg fil.
Under Fakturaer fra bandet ser du hvem som har sendt faktura, og hvem det står faktura mangler for.
Er fakturaen allerede lagret som et vanlig bilag, er kostnaden ført to ganger. Da står det Annuller og legg ved. Bilaget annulleres og legges ved i samme steg, med en grunn du kan endre. Stopper noe, for eksempel en låst periode, blir ingenting gjort, og det står hvorfor. Se Kontroller og lagre bilaget.
Hva satt du igjen med
Nederst på spillejobben regner Klapp ut hva du satt igjen med: honoraret minus bandets andeler, kostnadene og kjøringen.
Kostnader som hotell, leiebil og utstyrsleie kobler du til spillejobben:
- Last opp kvittering: kvitteringen blir et bilag i bilagsmottaket, koblet til spillejobben. Du bokfører den der som vanlig.
- Velg blant kjøpene: du får kjøpene en uke før og etter spilledagen. Trykk Koble til spillejobben ved dem som hører til.
Fjern tar kjøpet ut av regnestykket. Koblingen endrer ikke bokføringen, men et kjøp i en låst periode, eller på en banklinje i en måned som er lukket i banken, kan ikke kobles til eller fra. Kostnadene står uten mva du får tilbake, og frilanserne i bandet uten arbeidsgiveravgift. Kjøringen er fradraget etter sats for turen i kjøreboka. Tallet er derfor et anslag, ikke resultatet i regnskapet.
Turen til spillejobben
Trykk Flere valg (⋯) øverst til høyre på spillejobben og velg Legg turen i kjøreboken. Fyll inn fra, til og kilometer, og trykk Lagre tur. Turen kommer ikke i kjøreboka av seg selv, så husk dette steget. I et ansvarlig selskap med registrerte deltakere blir turen ikke ført herfra: åpne den i kjøreboka og velg hvem som kjørte. Se Registrer en kjøretur.