Et tilbud er det samme skjemaet som en faktura, men det bokføres ikke og skal ikke betales. Tilbudene har sin egen nummerserie, så de tar ikke fakturanumre.
Lag et tilbud
- Gå til Tilbud under Salg i menyen, og trykk Nytt tilbud (på mobilen ＋ øverst til høyre). Fra et kundekort trykker du Nytt tilbud, og kunden er valgt.
- Velg kunden i Hvem er tilbudet til? og fyll inn linjene, som på en faktura. Har du produkter i produktregisteret, velger du Legg til produkt. Du kan også skrive tilbudet som du ville sagt det i den svarte boksen øverst, for eksempel «Konsert på Blå 14. november, 15 000», og trykke Fyll ut. Klapp velger kunden, lager linja og setter leveringsdatoen, som på en faktura. Se over før du lagrer.
- Sjekk Tilbudsdato og Gyldig til. Tilbudet gjelder i 30 dager som utgangspunkt.
- Trykk Lagre. Tilbudet lagres som utkast, og du sender det fra neste side.
Mens du fyller ut, ser du tilbudet slik kunden får det ved siden av skjemaet på en bred skjerm. På telefonen står det under skjemaet. Over forhåndsvisningen velger du fargen på dokumentet. Det er den samme fargen som på fakturaene dine, så endrer du den her, får fakturaene den også. Se Send en faktura.
Et utkast kan du endre så mye du vil. Trykk Last ned PDF hvis du vil sende det til kunden selv, eller bindersen for å se det. Har du gitt kunden tilbudet utenom Klapp, trykker du Merk som sendt. Da kan det ikke endres lenger. Det er ikke nødvendig for å lage fakturaen.
Send tilbudet
- Trykk Send tilbudet.
- Velg E-post eller Del lenke øverst i vinduet.
- På e-post velger du Lenke i e-posten eller PDF som vedlegg under Tilbudet i e-posten. Med lenke kan kunden godta tilbudet med ett trykk. Se over adressen og teksten, og trykk Send.
- Med Del lenke trykker du Marker som sendt og lag lenke, og så Del eller Kopier lenke og sender den selv, for eksempel på SMS eller Messenger.
Et foretak uten regnskapsfører kan sende tilbud på e-post når org.nr. er bekreftet i Enhetsregisteret, og inntil 50 e-poster til kunder per døgn. Se Send en faktura.
Tilbudet merkes som sendt når e-posten er gått eller lenken er laget, og kan ikke endres etterpå. Går ikke e-posten, står det fortsatt som utkast.
Kunden svarer på lenken
Kunden ser tilbudet på en egen side, kan laste ned PDF-en og trykke Godta tilbudet eller Nei takk. Hun trenger ingen innlogging.
- Godtar hun, blir tilbudet merket som akseptert, og du får et varsel på telefonen: «Rockefeller godtok tilbudet — lag faktura?». I Til deg står det at en kunde har godtatt et tilbud, til du har gjort det om til faktura.
- Takker hun nei, blir tilbudet merket som avslått.
- På tilbudet står det «kunden svarte på lenken».
- Hun kan svare én gang. Etter det viser siden svaret hun ga. Har tilbudet passert gyldig til-datoen, kan hun ikke svare, og siden ber henne ta kontakt.
- Lenken står på tilbudet med Kopier lenke, Del, Se siden kunden får og Slå av lenken. Slår du den av, slutter den å virke.
Når kunden svarer
Svarer kunden deg utenom lenken, trykker du Merk som akseptert eller Merk som avslått. Har kunden sagt ja og jobben skal faktureres, kan du gå rett til Gjør om til faktura. Trykket du feil, trykker du Angre svaret. Et sendt tilbud som ikke er besvart innen gyldig til-datoen, står som utløpt i lista.
Gjør om til faktura
Har kunder sagt ja til tilbud som ikke er gjort om til faktura, står det øverst på Tilbud i en svart knapp, for eksempel «2 aksepterte tilbud kan bli faktura». Trykk på den, så åpnes det første av dem.
Trykk Gjør om til faktura. Det går også fra et utkast, uten at du har merket det som sendt. Klapp lager et fakturautkast til samme kunde med de samme linjene, datert i dag, og merker tilbudet som akseptert. Er foretaket ikke mva-registrert på fakturadatoen, får fakturalinjene ikke mva, selv om tilbudet hadde det. Linjene får kundens faste avdeling, eller standardavdelingen for fakturaer hvis kunden ikke har noen. Fakturaen sender du som vanlig når jobben er gjort. Fra tilbudet kommer du til fakturaen med Åpne fakturaen.
Har du endret et utkast, trykker du Lagre før du gjør det om til faktura. Et utkast kan slettes med Slett utkastet. Klapp spør først, og trykker du Slett, er det borte. Et tilbud som er sendt, blir stående.