Lønn er en månedsrutine. Når du går til Lønn i menyen, står den siste måneden øverst.
Denne måneden
Kortet øverst viser den siste lønnskjøringen. Det store tallet er bruttolønnen for måneden. Ved siden av står a-meldingen: grønn når den er levert, ellers fristen, gul når den nærmer seg og rød når den er passert. Under står når lønnen er utbetalt, hvor mange som får lønn, kostnaden for foretaket og fire steg. Kortet rett under sier det neste du skal gjøre, for eksempel Bokfør juli-lønnen. Må noe rettes først, står det over kortet.
- Beregnet: trekk, avgift og feriepenger er regnet ut. Mangler noe, åpner du kjøringen for å se hva.
- Bokført: kjøringen står i hovedboka. Lønnskostnaden føres på hver ansatts avdeling, ellers på foretakets standardavdeling. Se avdelinger.
- Utbetalt: nettolønnen er betalt. Står nettolønnen som skyldig lønn på 2910, får steget hake når betalingen er bokført eller koblet i banken og har gjort opp hver ansatt. Er den betalt fra banken i selve kjøringen, får steget hake på utbetalingsdatoen.
- A-melding: om den er levert. Fristen står ved tallet øverst.
Er kjøringen et utkast, trykker du Bokfør og måneden, for eksempel Bokfør juli-lønnen, og kjøringen åpnes. Øverst i kjøringen står Bokfør lønnskjøringen, og du bokfører med den. Mangler noe i utregningen, heter knappen Fortsett kjøringen, og kjøringen sier hva som må rettes før den kan bokføres. Er kjøringen bokført, men a-meldingen ikke levert, trykker du Send a-meldingen (eller Gå til a-meldingen hvis den ble avvist). Med Se kjøringen åpner du kjøringen.
De ansatte i kjøringen
På PC og nettbrett står de ansatte i en tabell: brutto, forskuddstrekk, netto og feriepengeavsetning. Grunnlaget for arbeidsgiveravgift står der bare når det er et annet enn bruttolønnen. Trykk pilen til høyre på raden for å se hele utregningen og fylle inn timer, tillegg, honorar og feriepenger. En rad med noe som må rettes, står åpen. På mobilen står hver ansatt som et kort.
Utkastet lagres av seg selv mens du skriver. Vil du kaste det, trykker du ⋯ nederst og Slett utkastet.
Sykmeldt etter arbeidsgiverperioden
Betaler dere lønn til en sykmeldt mens NAV refunderer sykepengene, fyller du ut Sykepengedager fra NAV og Lønn for de dagene på den ansatte. Beløpet er en del av månedslønnen, ikke et tillegg. Det endrer bare feriepengene: av sykepenger gis feriepenger for de første 48 sykepengedagene i året (ferieloven § 10 nr. 4). Klapp teller dagene fra de bokførte kjøringene i året, og kjøringen sier fra når noe av lønnen ikke gir feriepenger. Gir avtalen feriepenger av hele sykepengeperioden, slår du det på under feriepenger i innstillingene.
Skattekortene hentes selv
Første gang du åpner en ny lønnskjøring, henter Klapp skattekortene for de ansatte i kjøringen fra Skatteetaten. Trekket regnes da med kortet som gjelder nå, også når det er endret siden forrige måned. Det står i en boks øverst i kjøringen at kortene hentes, og hvor mange som ble oppdatert. Gikk det ikke, står grunnen der, og du kan hente kortene fra varselet under.
Ting å vite
Har kjøringen noe du bør vite, står det i en gul boks. Der det finnes noe å gjøre, står knappen i varselet:
- Mangler skattekortet, eller er det ikke bekreftet for året, trykker du Hent skattekort for og antallet.
- Har foretaket plikt til tjenestepensjon, trykker du Gå til pensjonspremie og fyller inn premien.
- Gjelder varselet et tall på én ansatt, trykker du Åpne linjen til og navnet.
- Fra januar til mai er grunnbeløpet (G) for året ikke fastsatt. Får noen tillegget for ansatte over 60, bruker Klapp foreløpig siste kjente G til taket på 6 G og skriver det i kjøringen. Kjøringen stopper ikke.
- Mangler trekktabellen for året, kan trekket ikke regnes ut ennå. Klapp henter tabellene selv. Prøv igjen litt senere, og kontakt oss hvis det fortsatt står slik.
Endret fra forrige måned
Før du bokfører, sammenligner kjøringen tallene med den siste bokførte måneden. Stemmer alt omtrent, står det «Ingen store endringer». Ellers står det hva som er endret:
- Bruttolønnen er endret med minst 20 % og minst 2 000 kr. Gjelder ansatte på månedslønn. Timelønn varierer med timene og sammenlignes ikke.
- En ansatt fikk lønn sist, men har ingen lønn nå, og har ikke sluttet.
- Trekket er en annen prosent av lønnen enn sist, med omtrent samme lønn. Det betyr som regel et nytt skattekort. Dette sjekkes ikke i januar, i måneden med halvt trekk eller i feriepengemåneden, for der skal trekket endre seg.
- Aga-sonen er en annen enn sist.
Endringene stopper ikke bokføringen. En lønnsøkning er en endring, og den skal bokføres. Se over at hver endring er det du mente.
Betal lønnen
Når kjøringen er bokført, står Betal lønnen øverst på siden, rett under summene. Der står alt du trenger i nettbanken:
- hver ansatt med kontonummer og beløp
- forskuddstrekket til Skatteetatens kontonummer, med KID
- summen av alt
Trykk Kopier ved et kontonummer, en KID eller et beløp, og lim det inn i nettbanken. Kontonummeret til den ansatte legger du inn i ansattregisteret. KID-en for trekket regnes ut av organisasjonsnummeret og måneden, så den står der før a-meldingen er levert. Trekket betales til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnen. Skattetrekkskontoen finnes ikke lenger fra 2026.
Er banken koblet til Klapp med BankID, kan du sende lønnen herfra i stedet. Trykk knappen som legger lønna i betalingslista. Da legges én betaling per ansatt klar i banken, med nettolønnen og meldingen «Lønn» og måneden. Forskuddstrekket følger med fra 2026: én betaling til Skatteetaten med KID-en for måneden, samme dag som lønnen. Trykk Godkjenn i betalingslista, og godkjenn lønnen og trekket sammen med regningene med én BankID. Hver ansatt og trekket viser statusen fra banken. Den ansatte må ha kontonummer i ansattregisteret. Når lønnen er utbetalt, kobler du banklinjene til 2910, og trekket til 2600, i bankavstemmingen. Se betalinger.
Når du har betalt, fyller du ut Har du betalt?: datoen og kontoen du betalte fra. Har du betalt trekket samtidig, lar du haken stå. Trykk Registrer betalingen. Da bokføres betalingen: nettolønnen på 2910 og trekket på 2600 mot bankkontoen. Lønnen står som betalt, og terminen ser at trekket er betalt med lønnen.
Kommer kontoutskriften inn senere, kobler du banklinjene til dette bilaget i bankavstemmingen. Ikke bokfør dem på nytt.
Det er den som kjører lønnen som registrerer betalingen. Kjører regnskapsføreren lønnen, gjør regnskapsføreren det.
Neste måned
Under står måneden etter den siste kjøringen. Trykk Start og måneden, for eksempel «Start oktober». Knappen er hvit til den siste kjøringen er bokført og a-meldingen levert, så det står bare én blå knapp på siden. De ansatte hentes fra ansattregisteret, og aga-sonen og valgene fra forrige kjøring følger med.
Skal du kjøre en annen måned, blar du med pilene ved måneden. Måneden er kalendermåneden lønnen utbetales i: januarlønn utbetalt 5. februar hører til februar.
Tidligere måneder
Under Tidligere kjøringer står de andre kjøringene for året, med utbetalingsdato og om de er bokført. Mangler a-meldingen for en måned, står fristen på raden. Velg et annet år øverst til høyre.
Kjører regnskapsføreren lønnen for deg, ser du kjøringene, men starter ingen selv. Se når regnskapsføreren har ansvaret.